¿Quieres facturar electrónicamente en tu negocio? ¡Sabia decisión! En este artículo te explicaremos las características que debe tener tu sistema de Facturación Electrónica para ser realmente útil para tu empresa.
Elegir un software o aplicativo de facturación es una decisión importante. Se trata de la herramienta con la que vas a trabajar constantemente y que te permitirá automatizar múltiples tareas en tu negocio.
Como nuestro objetivo siempre es simplificar tu trabajo, resumimos en este artículo 8 aspectos que debes evaluar a la hora de elegir un sistema de Facturación Electrónica, y claro que FACTUMFE te los ofrece.
1- Estar siempre actualizado en las normas fiscales:
1- Estar siempre actualizado en las normas fiscales:Una de las principales ventajas de utilizar un aplicativo de facturación es que te permite mantenerte actualizado automáticamente respecto de la normativa fiscal del país.
Es sabido que los cambios son normales en lo que respecta a legislación fiscal, principalmente en Colombia. Tu software debe ser capaz de acompañar esos cambios para que tu empresa siempre esté en regla y sin que tengas que estar pendiente de eso.
Cuanto mayor es el volumen de operaciones que tienes que facturar, más relevancia cobra este punto.
El sistema de Facturación Electrónica que elijas tiene que contar con la infraestructura tecnológica suficiente no solo para sostener tu propio volumen de operaciones, también para gestionar picos de cantidad de transacciones que puedan darse en fechas especiales como Hot Sale, CyberMonday, Black Friday y más. La infraestructura de tu sistema de Facturación Electrónica no solo tiene que poder gestionar un gran volumen de operaciones, también debe ser capaz de resolverlo en un tiempo mínimo para permitir que tus clientes reciban los Comprobantes en tiempo y forma.
La información fiscal de tu empresa y clientes es altamente confidencial y un bien que querrás cuidar. Por eso es importante contar con un aplicativo que vele por esos datos.
Una de las funcionalidades que debería tener tu sistema de facturación es que toda esa información se encuentre encriptada para que únicamente se pueda acceder a ella con usuario y contraseña de la cuenta.
Por otro lado, en muchas empresas existen diferentes personas que intervienen en la facturación, pero no todas ellas deberían poder acceder a toda la información. Por eso es importante otorgar diferentes niveles de acceso a distintos usuarios. Así, por ejemplo, puedes permitir que los vendedores ingresen a la cuenta para facturar pero restringir el acceso a información de facturación de toda la empresa.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es la posibilidad de contar con un back up automático de todas las Facturas Electrónicas emitidas. De forma que si en algún momento necesitas acceder a alguna en particular, puedas hacerlo y rápidamente.
Cada vez es más común que un negocio utilice múltiples canales de venta en simultáneo, tanto online como físicos. En este sentido, se vuelve fundamental poder sincronizar todos para unificar la facturación.
FACTUMFE se integra con las principales plataformas del mercado, permitiéndote facturar las ventas de múltiples canales a la vez y de forma automática. Lo que posibilita que puedas concentrar toda la información contable y financiera de tu empresa en un solo sistema.
Si tu interés reside en incrementar la rentabilidad del negocio, es importante dedicar tiempo a los aspectos que tienen relevancia estratégica y automatizar todo lo demás.
Utilizar un sistema de Facturación Electrónica integrado a tu E-commerce o pasarela de pagos, te permitirá automatizar la emisión, legalización y distribución de tus Comprobantes.
Si bien la principal funcionalidad de un sistema de Facturación Electrónica es emitir, legalizar y enviar Comprobantes, la mayoría ofrece la posibilidad de almacenar datos de tus clientes (nombre, apellido, email, número de documento, etc.) e información sobre tus productos (alícuotas, precios, etc.).
La gran ventaja de esto es que te permite ahorrar tiempo, ya que los datos se encuentran cargados en el sistema y no tienes que hacerlo cada vez que lo necesites.
Esto es extremadamente útil cuando vendes productos con diferentes alícuotas, ya que para facturarlos necesitas saber cuál aplica en cada caso. Disponiendo de este dato en tu sistema, puedes lograr que la alícuota correspondiente se aplique automáticamente al facturar el producto.
Las ventajas de que tu software se integre con tus canales de venta, son dos:
✔ Acceder a toda la información de facturación de tu negocio desde un único lugar.
✔ Poder compartir estos datos con tu contador de una forma sencilla.
Esto no solo simplifica tu trabajo y el de tu contador, también ahorra mucho tiempo, recurso crucial para el crecimiento de tu empresa.
A su vez es interesante poder acceder a reportes numéricos y gráficos sobre cantidad de Comprobantes emitidos, recaudación, ticket promedio, etc., ya que esto te dará una pauta del crecimiento de tu negocio.
A medida que utilices un aplicativo, quizá te vayan surgiendo dudas operativas y en algún momento necesites la asistencia del soporte técnico. En esos casos siempre es importante contar con un equipo que te brinde la ayuda necesaria.
También son muy valiosos los Centros de Ayuda con tutoriales paso a paso que te permitan entender rápidamente cómo utilizar las distintas funcionalidades y sacarles provecho. Por eso, FACTUMFE te suministra un Manual de Usuario y soporte 24/7 por nuestras vias comunes como Whatsapp, correo electrónico, pagina web.
Ya que conoces estos tips para elegir que empresa se va a encargar en apoyarte con tu obligacion de Facturacion Electronica, ¿Que esperas para contactarnos?
Recuerda que somos tu aliado, te llevamos de la mano con tu proceso de Facturación Electrónica y nunca estarás solo.
