La facturación electrónica permite a las empresas automatizar el proceso de emisión de facturas lo cual brinda varios beneficios para los clientes, proveedores, administradores de la empresa y para el ecosistema. A continuación los beneficios más importantes de esta tecnología.
- ELIMINACION DE ERRORES
Cualquier proceso que involucre manejo de información en papel está expuesto a errores de digitación (un 0 al final del valor facturado), relacionamiento de datos (el NIT del cliente con una dirección de envío equivocada), o daños físicos (manchas o borrados de tinta, roturas del papel, etc.). El envío de facturas en papel es por lo tanto una alternativa lejos de ideal.
La factura electrónica consulta bases de datos donde la información es validada constantemente y al no imprimirse jamás no puede afectarse físicamente. La eliminación de errores impacta sobre la satisfacción del cliente que no requiere levantar reclamos y en una mejora del tiempo de recaudo.
- VALIDACION AUTOMATICA Y ELIMINACION DE FRAUDES
Las facturas en papel pueden ser falsificadas y por lo tanto requieren de un proceso de validación por parte de alguien del equipo financiero – contable. Normalmente el proceso incluye la consulta de la valides del documento en la plataforma de DIAN, algo muy ineficiente, y casi nunca incluye el preguntar al proveedor si es que fue él quién emitió el documento.
La tecnología detrás de las facturas electrónicas hacen que la validación de identidad e integridad esté implícita en ellas (gracias a la firma electrónica). Esto hace que la validación tecnología sea mucho más segura, robusta y eficiente
- FACILIDAD DE INTEGRACION
Los aplicativos de factura electrónica modernas, como FACTUM, son muy fáciles de integrar a través de interfaces no invasivas a bases de datos como Oracle. Esto permite que la información de facturación de clientes este disponible para todos los procesos dentro de la organización, lo cual puede servir para mejorar los ingresos de la empresa o reducir costos
- MONITERO CONSTANTE DE LA INTERACCION DEL CLIENTE CON LA FACTURA
Las facturas electrónicas se envían por correo electrónico certificado que no solo aseguran la entrega de las mismas al destinatario sino que permiten conocer cuando el cliente las lee, las descarga, las reenvía, las autoriza, las rechaza o las paga.
- AUTOSERVICIO
Otra ventaja importante de la facturación electrónica es que permite que los destinatarios de los documentos tributarios las consulten directamente desde el portal de clientes y/o proveedores del emisor o en DIAN. En el caso de FACTUM el portal no solo permite la consulta y descarga de la factura electrónica sino también el reenvío de la misma a otras personas dentro de la organización del cliente o proveedor.
- DISMINUCION DE COSTOS
Facturar electrónicamente minimiza en un alto porcentaje tus costos, ya que no vas a necesitar papel, todo lo puedes hacer de manera digital. Ahorras costos de impresión, entrega y almacenamiento. El espacio físico utilizado para almacenar facturas representa un gasto. Al utilizar un software de facturación electrónica lo eliminas y puedes emplear espacio para optimizar la gestión de la empresa. Nuestro costo de implementación es cero y además incluye los códigos QR, CUDE y CUFE.
- SOPORTE ELECTRONICO
Con las facturas en papel existían algunos inconvenientes: se perdían o la información impresa se borraba después de un tiempo. Con el soporte electrónico ambos podrán almacenar indefinidamente sus facturas sin ocupar espacio adicional y llevar un registro de sus transacciones para facilitar cualquier trámite en el que sea necesario la presentación de la factura.
