Con la entrada en vigencia del modelo de obligatoriedad de Factura Electrónica por Sectores Económicos, son cada vez más las inquietudes operativas que manifiestan los empresarios, emprendedores y profesionales a la hora de operar su facturación.

Y es que se estima que únicamente en los sectores requeridos por obligatoriedad para iniciar a partir del día de ayer 15 de Junio, se cuentan unas 44.000 empresas aproximadamente.

Una de las principales inquietudes de los contribuyentes cuando hablamos de un sistema de facturación que se emite, transmite, valida y expide por medios electrónicos es: ¿Qué sucede cuando se presentan inconvenientes tecnológicos? y ¿Cómo evitar que estos inconvenientes afecten mi proceso de venta?

Para responder a estas inquietudes de vital importancia, debemos referirnos no solo a la Normatividad, sino al modelo operativo y funcional de los Servicios Informáticos de Facturación Electrónica regulados por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales.

Facturación por Contingencia se compone de una numeración de facturación específica para estos momentos de inconvenientes tecnológicos, accesible para solicitud por parte del empresario en el Sistema Informático Muisca, numeración que podía ser utilizada para mitigar de manera temporal estos eventos. Sin embargo y acorde a la Resolución 0042 de 2020, esta numeración no es mencionada en dicha Normatividad y a día de hoy ya no se encuentra disponible en los Servicios Informáticos, entonces, ¿Cómo debemos operar ante eventos de inconvenientes tecnológicos en la operación de Facturación Electrónica?

Para tranquilidad de todos, claramente se va a contar con mecanismos para garantizar la continuidad de la operación ante esos eventos, con lo cual respaldados en la Resolución en mención nos permitimos indicar los principales puntos a tener en cuenta en caso de inconvenientes tecnológicos:

En adelante, las numeraciones de Facturación aplicables a utilizar en eventos de contingencia y dependiendo del tipo de contingencia serán la de Talonario o de Papel ó la Electrónica, como explicamos antes la de Facturación por Contingencia ya no está disponible siquiera en los Servicios Informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Las facturas emitidas mediante la numeración de Talonario o de Papel, a pesar de su denominación podrán ser emitidas tanto de manera impresa como mediante sistemas informáticos como la Plataforma de Facturación Electrónica de FactumFe.

Se establecen dos tipos de inconvenientes técnicos, los atribuibles a la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, y los atribuibles al Facturador Electrónico o la Plataforma mediante la cual opera su Facturación Electrónica, en cada caso se deberá facturar de la siguiente manera:

• Inconvenientes de los Servicios Informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN: a través de la Plataforma de Facturación Electrónica de FACTUMFE se emitirá la Factura mediante la numeración de Factura Electrónica, misma que será procesada con normalidad hasta su envío al adquiriente como es costumbre, pero no contará con la validación DIAN en el contenedor electrónico, por lo que una vez superado el inconveniente técnico se procesará para validación de la entidad como informa la Normatividad.
• Inconvenientes del Facturador Electrónico o la Plataforma mediante la cual opera su Facturación Electrónica: según el tipo de inconveniente se podrá procesar directamente en nuestra Plataforma para su envío posterior a la entidad fiscal, ó se podrá utilizar la Factura Talonario o de Papel de manera impresa; en cualquiera de los casos se deberá transmitir cada documento emitido durante éste periodo a la entidad fiscal, una vez finalizado el inconveniente mediante el Documento Electrónico de transmisión establecido en la Normatividad.

Se establece que los inconvenientes del Sistema Informático de la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, se entenderán declarados con reporte oficial de la entidad fiscal.En cualquiera de los inconvenientes técnicos (Dirección de Impuestos y Aduanas – DIAN, ó del Facturador Electrónico), se deberá reportar la Factura Electrónica o Documento Electrónico de transmisión máximo 48 horas después de superado el inconveniente.En caso de inconvenientes técnicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, si al momento de realizar la Factura con numeración de Talonario o Papel ésta se encuentra agotada, el Facturador Electrónico podrá expedir las Facturas con una numeración autónoma, sin perjuicio de hacer la solicitud de autorización de la misma al reestablecerse los mismos e indicando la numeración ya consumida en el evento mencionado

El no iniciar oportunamente no solamente le puede traer inconvenientes comerciales con sus clientes, de perdida de ventas, sino incluso posibles sanciones económicas según el caso hasta de 15.000 UVT ($534´000.000).