La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de ofrecer cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.
La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta, y se refiere más precisamente a la generación del sustento del pago de la nómina electrónica, según los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.
La nómina como tal es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada programa contable, o generada de forma manual por cada empleador, trámite sin dependencia a la generación de sustento de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de 2021. Para eso, el programa de contabilidad o de liquidación de nómina integrará sus módulos con la utilidad de la Dian para unificar el trámite de generación y estudio como en la actualidad se hace con la facturación. Así mismo, después de liquidarse la nómina se crea el archivo sustento de pago de nómina que electrónica que va a ser enviado a la Dian para su validación, y contendrá los valores liquidados a cada empleado, de acuerdo con los requerimientos de la Dian en el anexo técnico de la resolución 0013 de 2021.
Cómo se crea la nómina electrónica.
La generación del archivo sustento de pago de nómina electrónica hay que llevar a cabo por medio de un programa que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta. Trabaja igual que la factura electrónica, pudiéndose usar un programa propio o contratar con u proveedor tecnológico especializado que preste el servicio. De esta forma como ocurrió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los diferentes softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio agregada.
Obligados y requisitos Obligados a crear la nómina electrónica.
Todo contribuyente que contrate personal por medio de un contrato de trabajo está en la obligación de crear la nómina electrónica, según el calendario de utilización fijado en la resolución 0013 de 2021. El artículo 4 de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 apunta lo siguiente en relación a los obligados a crear la nómina electrónica: «Los sujetos obligados a crear y comunicar para validación el archivo sustento de pago de nómina y las notas de ajuste del mencionado archivo, son esos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que hacen pagos o abonos presente que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran aguantar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando coloque.» La resolución no fija la obligación en concordancia al número de trabajadores que tenga el empleador, por consiguiente, desde 1 empleado aparece tal obligación.
Lo que sí apunta la resolución es que la obligación va a ser para todos los que requieran aguantar los costos y costos relacionados con el pago de nómina, por lo cual si un empleador no afirma renta no podría estar obligado a crear la nómina electrónica. Debemos recordar lo que apunta la resolución en sus considerandos: «Que en virtud de lo previo, el sustento de pago de nómina electrónica se configura como archivo sustento de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se hacen en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»
Es decir, que solo es viable deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se generó el sustento de pago de nómina electrónico. Al tenor de lo indicado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, además se tienen que reportar los contratos de estudio, tanto si se está en la etapa lectiva o costumbre.
Periodo de generación de la nómina electrónica.
La nómina electrónica hay que crear mensualmente sin tener en cuenta el tiempo de pago del salario acordado con los trabajadores. Apunta el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021: «El archivo sustento de pago de nómina electrónica al que tiene relación el artículo 2 de la presente resolución, tendrá que producirse para efectos tributarios de manera por mes, independientemente de que el sujeto obligado, haga pagos en periodos diferentes o inferiores al previamente correcto, oséa amontonar la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total distingue, respecto de los pagos o abonos presente, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina llevadas a cabo en el mes rápidamente previo de parte de los propios sujetos obligados al estudio, de Contenido de la nómina electrónica.» Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente debe amontonar sus nóminas en el mes respectivo para llevar a cabo el estudio por mes.
El período para enviar o reportar el sustento de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según apunta el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021: «Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, van a tener período para la transmisión del archivo sustento de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al mencionado archivo, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono presente que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose crear la información-, de conformidad con lo indicado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Particular Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN haga la validación del mismo.» En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles, se sabe que son 10 días calendario. Contenido de la nómina electrónica. El archivo sustento de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021: Estar llamado expresamente como archivo sustento de pago de nómina electrónica. Apellidos y nombre o razón popular y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago El código exclusivo de archivo sustento de pago de nómina electrónica- CUNE.
Llevar un número que sea correcto a un sistema de adentro de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; acorde a lo predeterminado en el «Anexo técnico archivo sustento de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; acorde a lo predeterminado en el «Anexo técnico archivo sustento de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». El valor total distingue, que se ajusta a la distingue del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina. El contenido del «Anexo técnico archivo sustento de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» predeterminado en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, usa para llevar a cabo la distribución de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, acorde a lo predeterminado en el «Anexo técnico archivo sustento de pago NÓMINA ELECTRÓNICA» Fecha y hora de generación.
La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, según las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Particular Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al instante de la generación como elemento para asegurar veracidad, integridad y no repudio del archivo de nómina electrónica. Apellidos y nombre o razón popular y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de resoluciones tecnológicas, y la identificación del programa. En el procedimiento de pago hay que reportar si es en efectivo o por medio de pago bancario, y si es por medio de el sistema bancario hay que reportar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta donde se consigna el salario de cada trabajador.
Plazo para la utilización de la nómina electrónica.
El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021 fija el período que tiene los empleadores para llevar a cabo la nómina electrónica en concordancia al número de empleados que tenga. Número de empleados Plazo para la utilización. Bastante más de 251 1/07/2021 De 101 a 250 1/08/2021 De 11 a 100 1/09/2021 De 4 a 10 1/10/2021 De 2 a 3 1/11/2021 1 1/12/2021 Entre menos trabajadores más período se tiene para llevar a cabo la nómina electrónica. El desarrollo de habilitación en la Dian de la nómina electrónica inicia para todos el 31 de mayo de 2021, lo que el empleador debe llevar a cabo lo verdaderamente próximamente viable para tener llevada a cabo la nómina dentro los plazos máximos que contempla la ley. Los anteriores plazos aplican para los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica. Para la situación de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el período para llevar a cabo la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.
Acuérdese que para crear la nómina electrónica primero hay que activar el servicio en la página de la Dian, para después implementarla, lo que necesita un programa propio o de un proveedor tecnológico, la firma digital y modificar o parametrizar todo lo primordial para que logre comenzar a enviar los documentos electrónicos de nómina. En relación a las novedosas compañías o empleadores, estos tienen un período de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para comenzar el desarrollo de la nómina electrónica. La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y desde esa fecha se tiene un período de 2 meses para llevar a cabo la utilización determinante. Téngase presente que la Dian todavía no ha habilitado la nómina electrónica, y se estima que el desarrollo se puede comenzar el 31 de mayo de 2021.
Reporte electrónico de pago por servicios. En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial. Archivo semejante a la factura Los pagos que se hagan por criterio de servicios personales en virtud de un contrato de prestación de servicios, se reportan a la Dian a través de la factura electrónica que tendrá que expedir el contratista, y so este no está obligado a facturar, se hace por medio del archivo semejante a la factura (Documento sustento en compras efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o archivo semejante.), que hay que adoptar como mucho el 01 de julio de 2021 según la resolución 0012 del 9 de febrero de 2021.
